״בוא נקבע תאריך לדינר.״
״סגרתי אולם לשבוע הבא, בוא נראה מה נספיק להכניס.״
אני פוגש את הגישה הזאת אצל מנהלי מוסדות ועמותות. קודם קובעים אירוע, ואז מתחילים לחפש מה לעשות בו.
זה לא עובד ככה.
דינר הוא אירוע מחושב. צריך לדעת מי האנשים שאנחנו רוצים להביא, מה צריך לקרות איתם לפני שהם מגיעים ואיך יתנהל הערב מהרגע שהם נכנסים ועד שהם יוצאים.
ישיבה, בית כנסת, כולל, גמ״ח, קופת צדקה או כל עמותה אחרת, לכל אחד יש קהל שונה. התכנון צריך להתחיל מהאנשים האלה.
העבודה הראשונה היא להביא את האנשים
מהניסיון שלי, כשאדם מגיע לדינר ונכנס לאווירה, הרבה יותר קל לרתום אותו מאשר אדם שנשאר בבית.
לכן משקיעים מאמץ גדול בהגעה.
לפני שמתחילים להזמין, בודקים מי קהל היעד. מי כבר מחובר למוסד? את מי צריך לחבר יותר? ומי האדם הנכון שיפנה לכל אחד?
אחר כך מתחילים להעביר את המסרים. כל אחד מתחבר למשהו אחר. אדם אחד מחובר לראש המוסד, אחר לפעילות עצמה, ושלישי מבין כמה הפרויקט הזה חשוב למשפחה או לקהילה שלו.
צריך לתת מקום למסרים השונים ולמצוא את הדרך להגיע לאנשים.
כשמגיעה ההזמנה לדינר, אנחנו רוצים שהאדם כבר יבין למה האירוע הזה חשוב ולמה חשוב שהוא יהיה שם.
בן אדם מתחבר לבן אדם
זאת הסיבה שתהליך השגרירים כל כך חשוב.
השגריר מכיר את האנשים שלו. הוא יודע למי להתקשר, איך לדבר איתו ומה יכול לחבר אותו.
יש הבדל גדול בין הזמנה שקיבלתם בהודעה לבין אדם שאתם מכירים שמתקשר ואומר: ״חשוב לי שתבוא. אני מחכה לך שם.״
אנחנו הופכים את כל הדינר לאישי. מהפנייה הראשונה, דרך ההזמנה ועד לקבלת הפנים באולם.
ולצד הקשר האישי צריך ניהול מסודר: רשימת מוזמנים, מי כבר קיבל הזמנה, מי אישר, למי צריך לחזור ומי צריך תזכורת.
אי אפשר לשלוח הזמנות ולקוות שהאולם יתמלא. צריך לעבוד בזה.
מהרגע שהוא נכנס, הוא צריך להרגיש חשוב
התורם פינה ערב והגיע. עכשיו צריך לקבל אותו כמו שצריך.
שיידע שמחכים לו. שמישהו מכיר אותו, מקבל אותו ומכוון אותו למקום שלו.
מבחינתי, הוא צריך להרגיש באותו רגע האדם הכי חשוב והגביר הכי חשוב באולם.
זה דורש אנשים שמופקדים על קבלת הפנים ויודעים מה התפקיד שלהם. מי מקבל את האורחים, מי מלווה ומי שם לב לאדם שנכנס ולא יודע לאן ללכת.
כל זה חלק מהקמפיין. היחס שהוא מקבל מהרגע הראשון משפיע על איך שהוא ירגיש במשך כל הערב.
את הסכומים מציגים כבר בהתחלה
יש מי שחושב שכדאי לחכות עם הסכומים עד לרגע ההתרמה. שאם התורם יראה מראש כמה מבקשים, הוא ייבהל או יברח.
אני עובד אחרת.
כבר בכניסה לאולם מחכה על השולחן פרוספקט מסודר עם הסכומים, אפשרויות התרומה והסבר ברור על מה מגייסים.
האדם מתיישב, פותח ומסתכל. הוא רואה מה מבקשים ממנו ומתחיל לחשוב.
צריך לתת לו זמן לעכל את הסכומים.
במהלך הערב הוא שומע, רואה, מבין ומתחבר. הסכום שראה בתחילת האירוע כבר יושב אצלו בראש, והוא יכול להתרכך ולהבשיל לקראת ההחלטה.
למה להפתיע אותו דווקא ברגע ההתרמה?
אני רוצה שהוא יגיע לרגע הזה אחרי שכבר הייתה לו אפשרות להבין את הבקשה ולחשוב על ההשתתפות שלו.
הליינאפ צריך להיות מתוקתק
ליינאפ הוא סדר האירוע, עד לפרטים הקטנים.
הכניסה, האוכל, המוזיקה, הדרשות, הסרט או המיצג ורגע ההתרמה. הכול צריך להתחבר ולעבוד בקצב נכון.
הדרשות צריכות להיות קצרות ומדויקות. הסרט צריך לדבר לקהל שיושב באולם ולרגש אותו. ההתרמה צריכה להיות בידיים של מנחה שמומחה בזה ויודע להוביל את האנשים להחלטה.
אין מקום למריחת זמן.
כל דקה מיותרת בדינר מפסידה לכם כסף.
תסתכלו על אדם שנע בכיסא באי נוחות, מסתכל בשעון ומתחיל לחשוב מתי הוא יוצא. יכול להיות שהשקעתם הרבה כדי להביא אותו ולחבר אותו, ועכשיו אתם מאבדים אותו כי הערב נמרח.
צריך לדעת מה כל חלק בתוכנית עושה, כמה זמן הוא מקבל ואיך עוברים ממנו לחלק הבא.
גם אלף איש יכולים לעמוד בליינאפ
״זה אירוע גדול, לוקח זמן להוציא אוכל.״
״יש הרבה אנשים, אי אפשר להספיק להזין את כל הנתונים.״
״באירוע כזה אין אפשרות לעמוד בזמנים.״
אפשרי ועוד איך.
ניהלתי אירועים של למעלה מאלף איש שבהם האוכל, הזנת הנתונים וכל מה שהיה צריך לקרות עבדו ותקתקו.
גודל האירוע מחייב היערכות מתאימה. צריך מספיק אנשי צוות, חלוקת עבודה ברורה ותיאום מראש בין כל מי שמעורב.
צריך לדעת איך מוציאים את המנות, איך אוספים את ההתחייבויות ואיך מזינים את הנתונים תוך כדי האירוע, בלי לעצור את הערב ובלי להעמיד את הקהל בהמתנה.
גם בדינר של מאתיים איש וגם בדינר של למעלה מאלף איש אפשר לעמוד בליינאפ. צריך לתכנן ולנהל את זה.
צריך מישהו שמחזיק את כל האירוע
תוכנית כתובה היא התחלה. בזמן האירוע צריך אדם שמנהל אותה בפועל.
מישהו שנמצא בקשר עם המנחה, המטבח, אנשי הסאונד, ההקרנה והצוות שאוסף ומזין את התרומות. מישהו שיודע מה קורה עכשיו, מה צריך לקרות בעוד חמש דקות ואיפה צריך לתת מענה.
בקמפיינים שאני מנהל, אני מנהל גם את הליינאפ.
אני מכיר את המטרה של כל חלק בערב ואת העבודה שעשינו עם הקהל לפניו. בזמן האירוע אני מחבר בין כל הגורמים ומקבל את ההחלטות שצריך לקבל כדי שהכול יתקתק.
אי אפשר שכל ספק ינהל את החלק שלו בלי שמישהו רואה ומנהל את כל התמונה.
ההשקעה צריכה לשרת את הגיוס
מוזיקה טובה ומיצגים מרשימים יכולים להוסיף הרבה. יש קהלים ואירועים שבהם הם מתאימים מאוד.
אבל צריך לדעת איפה לשים את הכסף.
אפשר להשקיע המון בבמה, במסכים ובמופע, ועדיין להשאיר את האדם בלי הבנה ברורה בשביל מה מגייסים ולמה הוא רוצה להיות שותף.
לרוב, ההשקעה המרכזית צריכה להיות בתוכן אמיתי. כזה שמסביר את הצורך, נוגע באנשים ומרגש אותם.
סרט או מיצג מדויק יכולים להביא את הקהל עד דמעות. אבל הרגש צריך להיות מחובר למטרה שלשמה התכנסנו ולבקשה ברורה להשתתף.
בסוף אנחנו רוצים שהאדם יבין, יתחבר ויחתום על הוראת הקבע.
כשהוא החליט לתת, הכול צריך להיות מוכן
האדם התחבר והחליט להשתתף. עכשיו צריך שיהיה לו פשוט לעשות את זה.
האפשרויות צריכות להיות ברורות, הטפסים מוכנים והצוות זמין לשאלות ולעזרה.
מי אוסף את הטפסים? מי בודק שלא חסרים פרטים? מי מזין את הנתונים? ואיך מטפלים במי שרוצה לתת בדרך אחרת?
אלה דברים שסוגרים מראש.
ברגע ההתרמה הצוות צריך לדעת בדיוק מה הוא עושה, כדי שההחלטה של התורם תהפוך להתחייבות מסודרת שאפשר להמשיך איתה גם למחרת.
דינר מוצלח מתחיל הרבה לפני פתיחת הדלתות
הקשר עם הקהל, עבודת השגרירים, ההזמנות, המסרים, קבלת הפנים, התוכן והניהול של הערב, כל אלה צריכים לעבוד יחד.
זאת העבודה שלי כקמפיינר: לבנות את התהליך, לחבר את האנשים ולנהל את כל הפרטים עד לרגע שבו הם מצטרפים ונותנים.
מתכננים דינר? בואו נדבר לפני שסוגרים תאריך ומתחילים לרוץ.